Conservation de documents : un système informatisé

Actuellement, il n’est plus question de ranger des documents précieux n’importe où et de devoir ensuite les rechercher. Un système informatisé et efficace est créé et proposé aux particuliers comme aux professionnels. Ce système consiste à archiver tous les documents importants : administratifs, médicaux, impôts et taxes, testaments … sur un support numérique qui sera facile à manipuler. Mais avant cela, tous les documents imprimés doivent être transformés en version numérique, ce qui ne changera pas leurs aspects lors de l’affichage. L’archivage des dossiers sur support numérique garantit la bonne conservation et la bonne gestion des documents.

Durée de stockage des documents

Si on parle de documents imprimés, il est très important de connaitre la durée de stockage de chaque nature de dossiers. Cela nécessite le triage, le classement par ordre d’importance mais aussi la destruction de ceux qui ne sont plus utiles. Certains documents sont à conserver impérativement durant trente ans, d’autres durant 10 ans ou 5 ans ou encore 4 ans … Ces tâches, vous pourrez les déléguer à une équipe de professionnel mais vous seront certainement facturées. Mais, quand il s’agit d’un archivage documents numériques, vous pourrez faire vous-même le tri quand vous avez le temps, à moins que vous ne le demandiez au prestataire qui se chargera de répertorier vos dossiers.

La location de box, c’est aussi une solution

Pour vous faire connaitre la variété des services que propose une entreprise d’archivage documents, sachez qu’il y a aussi une autre possibilité qui vous permettra de garder quand même les documents papiers originaux. Il s’agit de la location de box qui sera sécurisé et entretenu, traité anti-bactéries et à l’abri de la lumière.